IT資産管理とは？中小企業も押さえておきたい基礎知識と導入のポイント

パソコンやソフトウェアといったIT資産の管理は、今や企業規模を問わず重要な経営課題です。しかし実態を見ると、管理が不十分なまま放置されていたり、形だけの運用で本来の効果が出ていない企業が少なくありません。気づかないうちに余分なコストが発生したり、セキュリティの穴が生じたりするリスクは、大企業だけの話ではありません。

この記事では、IT資産管理とは何か、なぜ必要なのかを整理した上で、効率的に管理するためのシステムのしくみと選び方をご紹介します。自社のIT資産をしっかり守るため、まずは現状の管理体制を見直してみましょう。

IT資産管理とは

IT資産管理とは、ハードウェア・ソフトウェア・ライセンスといった企業のIT関連資産を把握・維持・最適化する一連の管理活動を指します。不動産や設備と同様に、IT資産は企業にとって重要な財産です。近年はコンプライアンス対応やセキュリティ強化を目的に取り組む企業が増えており、その重要性は年々高まっています。
社内のIT資産を正確に把握することで、使われていない機器やライセンスへの無駄な支出を防ぎ、更新やアップデートの漏れによるリスクを減らすことが可能です。

IT資産管理が必要な理由

では、なぜIT資産管理が求められるのでしょうか。運用・コンプライアンス・セキュリティという三つの観点から整理します。

デジタル化の進展

テレワークの普及により、企業が管理すべきデバイスは以前の2〜3倍規模に増えたとも言われています。自宅やサテライトオフィスの端末、個人デバイスの業務利用（BYOD）、クラウドサービスの拡大によって、IT資産の所在や状態をリアルタイムで把握することが難しくなっています。従来の台帳管理ではすでに限界があり、資産状況を即時に可視化できるしくみが求められています。

サイバー攻撃の高度化

近年のサイバー攻撃は、従来型のウイルス対策ソフトだけでは防ぎにくい手口が主流になっています。特にゼロデイ攻撃やランサムウェアによる被害は深刻で、古いソフトウェアの脆弱性を悪用した侵入が多く報告されています。全端末のセキュリティパッチ適用状況を常時確認し、迅速に対処できる管理体制が不可欠です。

コンプライアンスへの対応

MicrosoftやAdobe、オラクルなど主要ソフトウェアベンダーは、ライセンス監査の厳格化を進めています。ライセンス違反が発覚した場合の賠償額は非常に高額になることがあり、企業経営に直接影響する問題です。また、個人情報保護法の改正やGDPRなどの国際規制によって、IT資産を通じた個人データ管理の責任も重くなっています。法的リスクを避けるためにも、きちんとした管理体制の構築が急務です。

コスト削減への意識

企業のIT投資は増え続けていますが、その一部は使われていないライセンスや機器への支出に充てられているとも指摘されています。特にサブスクリプション型ソフトウェアの普及で、実態を把握しないまま課金が続くケースが増えています。IT予算の無駄をなくし、投資効果を高めることは、規模を問わず経営上の重要課題です。

IT資産管理システムのしくみ

IT資産管理を効率よく行うには、専用のIT資産管理システムの活用がおすすめです。主な機能としくみをご紹介します。

IT資産管理システムの基本機能

IT資産管理システムにはさまざまな機能が搭載されています。主な機能は以下のとおりです。

IT資産管理の対象となるものは？

IT資産管理の対象は、ハードウェア・ソフトウェア・ライセンスの三つに大別されます。それぞれ具体的に見ていきましょう。

ハードウェア

パソコン本体や周辺機器、ネットワーク機器など、目に見える物理的な機器のことです。

• パソコン
• サーバ
• USBメモリ
• スマートフォン
• タブレット
• モデム
• プリンタ
• モニタ

ソフトウェア

パソコンやタブレットにインストールされているソフトウェア全般が対象です。IT資産管理では、バージョンや更新状況、ライセンス証書、稼働状況なども管理の範囲に含まれます。

• Windows等のOS
• WordやExcel等のOfficeアプリケーション
• ウイルス対策ソフト
• 自社開発の業務アプリケーションやミドルウェア　　　等

ライセンス

ライセンス（＝ソフトウェアの使用権）の管理を指します。契約内容によってインストール可能な台数や利用できる端末数が決まっており、適切に管理しないとライセンス違反になるリスクがあります。どの端末に何をインストールしているかを端末・ソフトウェアと紐付けて管理することが必要です。
代表的なライセンス形態は次のとおりです。

ユーザーライセンス

指定されたユーザー数だけソフトウェアを使用できる形態
例：10ユーザー分を契約した場合、最大10名が利用可能

パッケージライセンス

特定のソフトウェアパッケージ全体の使用を許可するライセンス

プロセッサライセンス

ソフトウェアが実行されるCPUのコア数に応じてライセンス数が決まる形態
例：4コアのCPUで実行する場合、4コア分のライセンスが必要

サーバライセンス

特定のサーバ上でソフトウェアを動作させるためのライセンス

クライアントアクセスライセンス

サーバ上のソフトウェアやサービスにアクセスするためのライセンス

同時接続ライセンス

一度に同時使用できるユーザー数を定めた形態
例：5ユーザーの同時接続ライセンスでは、同時に5名まで使用可能

IT資産管理システムを選ぶポイント

IT資産管理システムを導入する際に重視したいポイントをご紹介します。

導入目的を明確にする

IT資産管理システムは、目的によって必要な機能が変わります。セキュリティ強化が主な目的であれば、操作ログ管理・デバイス制御・アラート機能が充実したシステムが向いています。コンプライアンス対応が目的であれば、ソフトウェアの一括管理機能が重要になります。「導入して何を解決したいか」を先に整理した上でシステムを選ぶのが、導入成功のポイントです。

自社に合った提供形態を選ぶ

IT資産管理システムの提供形態は、大きくオンプレミス型とクラウド型に分かれます。オンプレミス型は自社でサーバや機器を用意し、社内ネットワーク上で独自環境を構築可能ですが、初期導入費用や運用負担が大きくなりがちです。一方クラウド型は、自社でサーバを持たずに済むため初期コストを抑えられ、テレワーク環境など社内ネットワーク外のデバイス管理にも対応しやすいのが特長です。情報システム担当者がいない中小企業には、クラウド型が導入しやすい選択肢となるケースが多くあります。

ログの収集精度を確認する

システム選びの前に、収集できるログの種類を確認しておきましょう。たとえば機密情報の持ち出し防止を目的とするなら、サーバへのアクセスログだけでなく、ファイル編集履歴・メール送信ログ・印刷ログ・USB接続履歴まで記録できるシステムが適しています。搭載機能とともに、自社に必要な情報を収集できるかどうかを事前に確認することが大切です。

手厚いサポート体制があるか確認する

機能が多いIT資産管理システムは、導入当初は設定や接続でトラブルが起きることがあります。万一の場合に迅速に対応してもらえるか、サポート体制を確認しておきましょう。平日だけでなく休日・夜間も対応可能で、電話・メール・チャットなど複数の手段で問い合わせできるサービスだと、より安心して利用可能です。

ALSOKのIT資産管理運用支援「ALSOK IT資産管理」

ALSOKでは、システムの導入から運用まで一括でサポートできる「ALSOK IT資産管理」をご提供しています。パソコン・スマートフォン・タブレット・プリンタなどあらゆるIT資産を一元管理し、ソフトウェアのバージョン情報の一括収集、USBメモリ等の外部メディアへのデータコピー制御による不正持ち出し防止、悪質なWebサイトへのアクセスブロックといった機能に対応しています。操作ログなどの収集情報は月次レポートでご確認いただくことも可能です（オプション）。
情報システム担当者がいない中小企業でも導入しやすいクラウド型で、5ライセンスからご利用いただける点も特長のひとつです。

「ALSOK IT資産管理」の導入効果イメージ

パソコン台数の増加に伴い、機器の管理や脆弱性によるウイルス感染リスクに課題を抱えていた企業で、「ALSOK IT資産管理」を導入したところ、全パソコンの操作ログ・ソフトウェア・セキュリティパッチの状況を管理画面で一元的に把握できるようになりました。また、24時間365日対応のサポートセンターを利用できる安心感も、継続的な運用を後押ししています。

まとめ